Post #207 Untuk Sekretaris Gonzaga Tersayang,

1.       KOP SURAT & SUSUNAN TANDATANGAN

Kop surat berfungsi sebagai identitas sebuah acara dan diletakkan di seluruh kelengkapan sekretariat acara tersebut.

Format kop surat adalah sebagai berikut:

Lambang Kolese Gonzaga BARU	Nama Acara	Lambang / Logo Acara
	Kolese Gonzaga
	Jl. Pejaten Barat 10 A, Pasar Minggu, Jakarta Selatan
	Jakarta 12550
	Telp. 7804986/7804996 Email : (bila ada)
- Garis Pembatas -

 

Susunan tandatangan dibuat secara hirarki dan berurutan. Format tandatangan adalah sebagai berikut:

	Hormat kami,
Nama		Nama
Ketua Pelaksana XXX		Sekretaris Pelaksana XXX
Sebastianus Dwi Danuputro		Nama
Ketua Umum		Sekretaris Umum
	Nama
	Pembimbing XXX
Yudi Sulistyo, S.Pd.		Susana Sunarsasi
Pembina SENAT		Pembina SENAT
	Mengetahui,
	P. Y ohanes Alis Windu Prasetya, SJ
	Moderator
	Menyetujui,
	Drs. J. Heru Hendarto, SJ
	Kepala Sekolah Kolese Gonzaga

 

 

 

2.       PROPOSAL ACARA

Proposal acara berfungsi sebagai penentu jalannya sebuah acara dan pencarian dana pelaksanaan acara.

a)       Proposal Sekolah (Intern)

Proposal sekolah (intern) ditujukan kepada sekolah sebagai pengajuan pelaksanaan sebuah acara.

Format proposal sekolah (intern) adalah sebagai berikut:

I. PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
2. TUJUAN
a. Tujuan Umum
b. Tujuan Khusus
c. Sasaran
II. TEMA
III. PELAKSANAAN
Tempat	(alamat)
Waktu	(hari, tanggal)
Pukul	(jam)
IV. PERATURAN UMUM
V. SUSUNAN PANITIA PELAKSANA
Pelindung
Penanggung Jawab
Pembina Senat I
Pembina Senat II
Pembimbing
Ketua Umum
Ketua Pelaksana
Wakil Ketua Pelaksana
Sekretaris Umum
Sekretaris Pelaksana
Bendahara Umum
Bendahara Pelaksana
Koordinator Sie. Acara
Sie. Acara
Koordinator Lomba
Koordinator CC@G
Koordinator Perlengkapan
Sie. Perlengkapan
Koordinator Dana
Sie. Dana
Koordinator Humas
Sie. Humas
Koordinator Publikasi
Sie. Publikasi
Koordinator  Registrasi
Sie. Registrasi
Koordinator Ticketing
Sie. Ticketing
Koordinator Sie. Konsumsi
Sie. Konsumsi
Koordinator Keamanan
Sie. Keamanan
Koordinator Kebersihan
Sie. Kebersihan
Koordinator Koleksi dan Editing
Sie. Koleksi dan Editing
Koordinator Supervisi Layout
Sie. Supervisi Layout
Koordinator Layout Artistik
Sie. Layout Artistik
Koordinator Video Tahunan
Sie. Video Tahunan
Koordinator Produksi
Sie. Produksi
Panglima Divisi
Anggota Divisi
VI. SUSUNAN ACARA
Acara	Waktu	Tempat
Hari Pelaksanaan
VII. PERKIRAAN DANA
1. Pemasukan
2. Pengeluaran
VIII. PENUTUP

 

b)       Proposal Sponsor (Ekstern)

Proposal sponsor (ekstern) ditujukan kepada perusahaan/instansi/individu sebagai permohonan kerjasama pengadaan dana sebuah acara.

Format proposal sponsor (ekstern) adalah sebagai berikut:

I. PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
2. TUJUAN
a. Tujuan Umum
b. Tujuan Khusus
c. Sasaran
II. TEMA
III. PELAKSANAAN
Tempat	(alamat)
Waktu	(hari, tanggal)
Pukul	(jam)
IV. PERATURAN UMUM
V. SUSUNAN PANITIA PELAKSANA
Pelindung
Penanggung Jawab
Pembina Senat I
Pembina Senat II
Pembimbing
Ketua Umum
Ketua Pelaksana
Wakil Ketua Pelaksana
Sekretaris Umum
Sekretaris Pelaksana
Bendahara Umum
Bendahara Pelaksana
Koordinator Sie. Acara
Koordinator Lomba
Koordinator CC@G
Koordinator Perlengkapan
Koordinator Dana
Koordinator Humas
Koordinator Publikasi
Koordinator  Registrasi
Koordinator Ticketing
Koordinator Keamanan
Koordinator Kebersihan
Koordinator Koleksi dan Editing
Koordinator Supervisi Layout
Koordinator Layout Artistik
Koordinator Video Tahunan
Koordinator Produksi
Panglima Divisi
Anggota Divisi
VI. SUSUNAN ACARA
Acara	Waktu	Tempat
Hari Pelaksanaan
VII. PERKIRAAN DANA
1. Pemasukan
2. Pengeluaran
VIII. TAWARAN KERJASAMA
1. Sponsor Dana
a. Sponsor Tunggal
b. Sponsor Platinum
c. Sponsor Gold
d. Sponsor Silver
e. Sponsor Bronze
2. Sponsor Komputer
3. Sponsor lain-lain
4. Media Partner
Contact Numbers
Lembar Kesediaan Sponsor
Lembar Kesediaan Donatur
IX. PENUTUP

 

                                                Keterangan untuk proposal:

a.        Susunan panitia pelaksana diurutkan berdasarkan kelas (X, XI IPA, XI IPS, XII IPA, XII IPS) dan nomor absen dari yang terkecil. Diketik dengan MsExcel tanpa border atau tabel. Pelindung, Pembina Senat, Pembimbing, Ketua hingga Bendahara ditulis tebal atau dengan menggunakan bold.

b.       Susunan acara diketik dengan MsExcel dengan border atau tabel.

c.        Perkiraan dana diketik dengan MsExcel tanpa border atau tabel.

d.       Sub-judul diketik dengan menggunakan CAPS LOCK.

 

3.       NOTULEN RAPAT

Notulen rapat berfungsi untuk mencatat jalannya rapat dan perkembangan acara atau kepanitiaan atau organisasi.

Rapat, berdasarkan pesertanya, dibedakan menjadi empat, yaitu:

a.        Rapat Inti

b.       Rapat Korbid

c.        Rapat Umum

d.       Informatif

Sebelum diadakan rapat, sekretaris bekerjasama dengan ketua pelaksana untuk membuat agenda rapat, yang menjadi pedoman jalannya rapat, serta absensi rapat (dibuat terpisah setiap rapat). Sekretaris acara wajib mencatat seluruh rapat yang berlangsung selama persiapan hingga evaluasi acara. 

Notulen rapat acara dikumpulkan kepada sekretaris SENAT yang bersangkutan bersama dengan laporan pertanggungjawaban (LPJ), disusun urut dari rapat pertama hingga evaluasi. Notulen rapat evaluasi dilampirkan ke dalam laporan pertanggungjawaban.

 

Format notulen rapat adalah sebagai berikut:

Judul Notulen (Jenis Rapat)

I. PELAKSANAAN

1. Hari dan Tanggal

2. Tempat

3. Peserta Rapat

II. Agenda Rapat

1. Poin 1

2. Poin 2

dst.

III. Notulensi Rapat

1. Agenda Rapat 1

a. (jalannya rapat)

b. Kesimpulan Agenda 1

2. Agenda Rapat 2

a. (jalannya rapat)

b. Kesimpulan Agenda 2

dst.

 

4.       SURAT

Surat berfungsi sebagai bentuk komunikasi antara panitia dengan sekolah, moderator, siswa, pihak lain (misal: sponsor atau donatur), ataupun dengan panitia sendiri.

Surat, dalam pelaksanaan acara, berdasarkan fungsi dan tujuannya dibagi menjadi lima, yaitu:

a.        Pengantar Proposal dan Tanda Terima

Pengantar proposal dan tanda terima dilampirkan pada proposal di bagian paling depan, sebelum halaman cover. Pengantar proposal ditandatangani oleh ketua pelaksana. Tanda terima ditandatangani oleh pembawa proposal dan penerima proposal serta wajib dicantumkan tanggal penerimaan proposal. Tanda terima dikembalikan kepada sekretariat acara.

b.       Undangan

Undangan ditandatangani oleh ketua pelaksana, sekretaris pelaksana, dan pembina acara. Di dalam undangan harus tercantum tempat, tanggal dan waktu pelaksanaan acara yang bersangkutan (rapat, dsb.) serta kepada siapa undangan tersebut ditujukan.

 

 

c.        Permohonan Izin

Permohonan izin ditandatangani oleh ketua pelaksana, sekretaris pelaksana, pembimbing acara, moderator, dan kepada siapa permohonan ditujukan (misal: Wakasek Bidang Sarana dan Humas, atau Pamong Musik Seminari Wacana Bhakti). Di dalam surat permohonan izin pinjam alat harus tercantum jelas jumlah benda yang dipinjam dan waktu peminjaman.

d.       Kontrak

Surat kontrak ditandatangani oleh koordinator atau wakil koordinator bidang yang bersangkutan (misal: Korbid. Acara) dengan pihak yang bekerjasama (misal: pihak band pengisi acara) di atas materai. Surat kontrak wajib dibuat untuk kerjasama dana (sponsorship), pengisi acara, dan perlengkapan (panggung, sound system, dsb.). Di dalam surat kontrak harus tercantum jelas hak dan kewajiban pihak yang bekerjasama, tanggal penandatanganan kontrak, serta peraturan yang harus dipatuhi kedua belah pihak.

e.       Permohonan Donasi / Dana

Surat permohonan donasi/dana menyerupai proposal namun ditujukan kepada pihak yang lebih spesifik (misal: orang tua murid). Surat permohonan donasi/dana ditandatangani oleh ketua pelaksana, pembimbing acara, moderator, dan kepala sekolah. Satu berkas proposal sponsor tanpa bagian tawaran kerjasama dan bagian anggaran disesuaikan dengan keadaan anggaran disaat surat dibuat (misal: defisit Rp 10.000.000,-). Serta dilampirkan juga surat kesediaan donatur sebagai tandaterima bagi kedua belah pihak.

Format nomor surat untuk surat acara di Kolese Gonzaga adalah:

                OOO/(Acara)/SENAT/(Bulan dalam Romawi)/(Tahun dalam Alphabet Latin)

Semua surat yang sudah turun selama pelaksanaan acara dari persiapan hingga evaluasi dikumpulkan kepada sekretaris SENAT yang bersangkutan bersama dengan laporan pertanggungjawaban (LPJ), diurutkan berdasarkan nomor surat. Dilampirkan juga daftar dalam bentuk tabel, nomor surat dalam format sebagai berikut:

No. Surat

Tanggal

Perihal

Keterangan

 

 

5.       HANDBOOK

Handbook berfungsi sebagai pedoman pelaksanaan acara bagi panitia maupun peserta acara (lomba). Berdasarkan fungsinya, handbook dibagi menjadi dua, yaitu:

a.        Handbook Panitia (MOS, 17an, GNC, GSA, GSM, Jambore, Ziarek)

Format handbook panitia adalah sebagai berikut:

I. PENDAHULUAN
1. Tema / Pengantar Acara
2. Susunan Panitia
3. Peraturan Umum
II. Pelaksanaan
1. Susunan Acara
2. Denah Pelaksanaan Acara
III. Contact Numbers
Nama	Jabatan	No. Telepon
	Pembimbing
	Inti
	Korbid

 

b.       Handbook Peserta (GSA, CC@G, GSM)

Format handbook peserta adalah sebagai berikut:

I. PENDAHULUAN
1. Tema / Pengantar Acara
2. Peraturan Umum
II. Pelaksanaan
1. Susunan Acara
2. Denah Pelaksanaan Acara
3. Peraturan Khusus Lomba
III. Contact Numbers
Nama	Jabatan	No. Telepon
	Korbid Lomba
	Anggota
	Anggota

 

6.       Laporan Pertanggungjawaban (LPJ)

Laporan pertanggungjawaban (LPJ) adalah bentuk pertanggungjawaban atas acara yang telah berlangsung, atau bentuk realisasi dari proposal yang telah dibuat. Dalam hal ini, sekretaris bekerjasama dengan bendahara untuk membuat laporan keuangan.  

LPJ dikumpulkan beserta dengan kelengkapan sekretariat yang sudah disebutkan diatas selambat-lambatnya 14-30 hari setelah pelaksanaan acara.

Format LPJ adalah sebagai berikut:

I. PENDAHULUAN
1. LATAR BELAKANG
2. TUJUAN
a. Tujuan Umum
b. Tujuan Khusus
c. Sasaran
II. TEMA
III. PELAKSANAAN
Tempat	(alamat)
Waktu	(hari, tanggal)
Pukul	(jam)
IV. PERATURAN UMUM
V. SUSUNAN PANITIA PELAKSANA
Pelindung
Penanggung Jawab
Pembina Senat I
Pembina Senat II
Pembimbing
Ketua Umum
Ketua Pelaksana
Wakil Ketua Pelaksana
Sekretaris Umum
Sekretaris Pelaksana
Bendahara Umum
Bendahara Pelaksana
Koordinator Sie. Acara
Sie. Acara
Koordinator Lomba
Koordinator CC@G
Koordinator Perlengkapan
Sie. Perlengkapan
Koordinator Dana
Sie. Dana
Koordinator Humas
Sie. Humas
Koordinator Publikasi
Sie. Publikasi
Koordinator  Registrasi
Sie. Registrasi
Koordinator Ticketing
Sie. Ticketing
Koordinator Keamanan
Sie. Keamanan
Koordinator Kebersihan
Sie. Kebersihan
Koordinator Koleksi dan Editing
Sie. Koleksi dan Editing
Koordinator Supervisi Layout
Sie. Supervisi Layout
Koordinator Layout Artistik
Sie. Layout Artistik
Koordinator Video Tahunan
Sie. Video Tahunan
Koordinator Produksi
Sie. Produksi
Panglima Divisi
Anggota Divisi
VI. PEMENANG LOMBA
VII. LAPORAN
1. Laporan per Bidang
a. Inti
b. Sie. Acara
i. Pra Hari-H
ii. Pasca Hari-H
iii. Kendala
iv. Saran
vi. Data Pengisi Acara
c. Sie. Dana
i. Pra Hari-H
ii. Pasca Hari-H
iii. Kendala
iv. Saran
v. Cara Menggalang Dana
vi. Data Sponsor
1. Sponsor Dana
2. Sponsor Komputer
3. Sponsor lain-lain
4. Media Partner
2. Laporan per Lomba
a. Lomba
i. Kendala
ii. Saran
VIII. EVALUASI (HARIAN)
Tanggal
1. Evaluasi Selama Acara Berlangsung
a. Kendala
b. Saran
2. Evaluasi Setiap Seksi
a. Kendala
b. Saran
IX. SUSUNAN ACARA
Acara	Waktu	Tempat
Hari Pelaksanaan
X. ANGGARAN DANA
1. Pengeluaran
a. Umum
b. Sie. Acara
c. Sie. Dana
dst.
2. Pemasukan
a. Donatur
(nama)(jumlah)
b. Sponsor
c. Stand
d. Kas Sekolah
e. Registrasi
f. Usaha Panitia
XI. PENUTUP